AGB

Stand: 31. August 2026

Kontraste Systems GmbH

Hauptstraße 1

23626 Ratekau

Geschäftsführung: Finn Lasse Robens

Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtlichen Sondervermögen und unternehmerisch handelnden Vereinen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

Teil 1 – Geltungsbereich, Definitionen und Leistungsgrundlagen

§ 1 Geltungsbereich, Einbeziehung und Rangfolge

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Verträge, Angebote, Einrichtungs-, Entwicklungs-, Softwareüberlassungs-, Hosting-, Support-, Wartungs-, Schulungs- und sonstigen Zusatzleistungen der Kontraste Systems GmbH i.G. („Systems“, „wir“, „uns“) gegenüber ihren Kunden, sofern der Kunde Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Sie gelten auch gegenüber Vereinen, soweit diese bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

(2) Diese AGB werden spätestens mit Annahme eines Angebots oder Abschluss des Einrichtungs- und Softwareüberlassungsvertrags Bestandteil des Vertrags. Bei Folgeaufträgen gelten sie auch ohne erneute Übersendung, sofern sie dem Kunden bereits zur Verfügung gestellt wurden und keine neuere Fassung ausdrücklich einbezogen wird.

(3) Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Systems ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder Leistungen vorbehaltlos erbringt. Ihre Geltung bedarf der ausdrücklichen Bestätigung durch Systems in Textform.

(4) Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Danach gelten in absteigender Reihenfolge das digital angenommene oder unterzeichnete Angebot einschließlich System- und Leistungsbeschreibung, der Einrichtungs- und Softwareüberlassungsvertrag, ausdrücklich vereinbarte Service- oder SLA-Regelungen und diese AGB. Der Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich seiner Anlagen geht für datenschutzrechtliche Fragen vor. Bei Widersprüchen gilt die speziellere Regelung vor der allgemeineren.

(5) Textform im Sinne dieser AGB umfasst insbesondere E-Mail. Schriftform meint die gesetzliche Schriftform, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist. Zwingende gesetzliche Formvorschriften und der Vorrang individueller Abreden bleiben unberührt.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) „Software“ ist die von Systems bereitgestellte browserbasierte Softwarelösung einschließlich des vereinbarten Softwarekerns, der freigeschalteten Module, kundenindividuellen Konfigurationen, Schnittstellen und Updates.

(2) „Einrichtungsleistungen“ sind die im Angebot beschriebenen Analyse-, Prozessaufnahme-, Konzeptions-, Konfigurations-, Entwicklungs-, Migrations-, Integrations-, Test-, Schulungs- und Einführungsleistungen bis zum Produktivstart. Soweit ein abnahmefähiges Arbeitsergebnis geschuldet ist, handelt es sich um eine Werkleistung; im Übrigen richtet sich die rechtliche Einordnung nach der konkret vereinbarten Leistung.

(3) „SaaS-Nutzung“ ist die zeitlich auf die Vertragsdauer begrenzte Bereitstellung der Software über das Internet. „Produktivstart“ ist der vereinbarte Zeitpunkt, ab dem die Software für den Echtbetrieb des Kunden freigegeben wird oder tatsächlich produktiv genutzt wird.

(4) „Kundendaten“ sind alle Daten und Inhalte, die der Kunde oder ein von ihm berechtigter Nutzer in die Software eingibt, hochlädt, importiert, erzeugt oder durch angebundene Systeme übermitteln lässt. „Exportierbare Daten“ sind Kundendaten und digitale Vermögenswerte, die nach der vereinbarten Systemarchitektur und den zwingenden gesetzlichen Vorgaben aus der Software ausgegeben werden können.

(5) „Drittanbieter“ sind externe Hosting-, Infrastruktur-, Plattform-, Schnittstellen-, Identitäts-, Kommunikations-, Bibliotheks- oder sonstige Anbieter, deren Leistungen in die Software oder Leistungserbringung einbezogen werden. „Geschäftszeiten“ sind Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Schleswig-Holstein.

§ 3 Leistungsgrundsätze, Stand der Technik und Einsatz Dritter

(1) Systems erbringt die vereinbarten Leistungen nach dem bei Vertragsschluss allgemein anerkannten Stand der Technik und mit der im Verkehr üblichen fachlichen Sorgfalt. Maßgeblich sind ausschließlich der im Angebot und den vorrangigen Vertragsunterlagen beschriebene Leistungsumfang sowie die dort genannten Systemvoraussetzungen, Nutzer-, Speicher-, Mandanten-, Modul-, Transaktions- und Volumengrenzen.

(2) Nicht ausdrücklich vereinbarte Funktionen, Schnittstellen, Datenmigrationen, Datenbereinigungen, Anpassungen, Schulungen, Speicher-, Nutzer-, Support- oder Beratungsleistungen sind nicht geschuldet. Ein bestimmter wirtschaftlicher, steuerlicher, rechtlicher oder organisatorischer Erfolg wird nur geschuldet, wenn er ausdrücklich als verbindliche Beschaffenheit oder Erfolgsvorgabe vereinbart wurde.

(3) Systems darf zur Vertragserfüllung fachlich geeignete Beschäftigte, freie Mitarbeitende, verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer einsetzen. Soweit diese als Erfüllungsgehilfen tätig werden, bleibt Systems für die vertragsgemäße Leistungserbringung verantwortlich. Datenschutzrechtliche Anforderungen an Unterauftragsverarbeiter richten sich nach dem AVV.

(4) Systems darf branchenübliche Frameworks, Bibliotheken, Open-Source-Komponenten und Leistungen Dritter einsetzen. Für solche Komponenten gelten ergänzend die jeweiligen Lizenz- und Nutzungsbedingungen. Systems schuldet keine von diesen Bedingungen abweichenden Rechte.

Teil 2 – Vertragsschluss, Zusammenarbeit und Änderungen

§ 4 Angebote und Zustandekommen des Vertrags

(1) Darstellungen auf Websites, in Präsentationen, Produktbeschreibungen oder sonstigen Unterlagen stellen kein verbindliches Angebot dar. Angebote von Systems sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind.

(2) Ein Vertrag kommt zustande durch digitale Annahme des Angebots, Unterzeichnung des Einrichtungs- und Softwareüberlassungsvertrags, eine Auftragsbestätigung von Systems in Textform oder den auf ausdrücklichen Kundenwunsch begonnenen Leistungsstart. Eine telefonische Zusage allein begründet keinen Anspruch auf Leistungsbeginn.

(3) Die im Angebot angegebene Annahmefrist ist maßgeblich. Fehlt eine Frist, kann der Kunde das Angebot innerhalb von 14 Kalendertagen nach Übermittlung annehmen, sofern Systems es nicht vorher in Textform widerruft. Ein Anspruch auf Reservierung von Projektkapazitäten entsteht erst nach Vertragsschluss, Eingang fälliger Vorauszahlungen und vollständiger Startzuleistung.

§ 5 Zusammenarbeit, Ansprechpartner und Kommunikationswege

(1) Der Kunde benennt einen fachlich geeigneten und entscheidungsbefugten Hauptansprechpartner. Er stellt sicher, dass Erklärungen, Entscheidungen und Freigaben dieses Ansprechpartners dem Kunden zugerechnet werden können und erforderliche interne Abstimmungen unverzüglich erfolgen.

(2) Projektbezogene Kommunikation, Freigaben, Änderungswünsche, Abnahmeerklärungen, Mängelmeldungen und Kündigungen erfolgen mindestens in Textform über die vereinbarten E-Mail-Adressen oder Projektwerkzeuge. Systems darf auf Weisungen der benannten Ansprechpartner vertrauen, soweit keine erkennbaren Zweifel an deren Berechtigung bestehen.

(3) Rückmeldungen und Freigaben sind innerhalb der vereinbarten oder einer nach den Umständen angemessenen Frist vollständig und gebündelt zu erteilen. Widersprüchliche Weisungen muss Systems erst nach eindeutiger Klärung umsetzen.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden, Kundendaten und Rechte Dritter

(1) Der Kunde stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Prozessinformationen, Anforderungen, Daten, Benutzerlisten, Rollen, Berechtigungen, Zugänge, Schnittstellenunterlagen, Testfälle, Entscheidungen und Freigaben rechtzeitig, vollständig, richtig und in technisch verwertbarer Form bereit. Er wirkt an Prozessaufnahme, Datenmapping, Tests, Schulungen, Abnahme und Produktivstart im erforderlichen Umfang mit.

(2) Der Kunde bleibt für Qualität, Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität, Rechtmäßigkeit und Sicherung der von ihm bereitgestellten Kundendaten verantwortlich. Datenbereinigung, manuelle Nachbearbeitung, fachliche Plausibilisierung und rechtliche Prüfung sind nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden.

(3) Der Kunde sichert zu, über alle zur vertragsgemäßen Verarbeitung erforderlichen Rechte, Einwilligungen und Rechtsgrundlagen zu verfügen. Er stellt keine rechtswidrigen, schädlichen oder mit Schadcode versehenen Inhalte bereit und verletzt durch Nutzung der Software keine Rechte Dritter.

(4) Der Kunde schützt Zugangsdaten, nutzt eine bereitgestellte Mehrfaktor-Authentisierung, vergibt Berechtigungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip, hält seine Endgeräte und Netze angemessen sicher und meldet vermutete Sicherheitsvorfälle unverzüglich. Nutzerkonten sind personenbezogen und dürfen nicht gemeinsam verwendet oder weitergegeben werden.

§ 7 Fristen, Termine, Mitwirkungsverzug und höhere Gewalt

(1) Fristen und Termine sind nur verbindlich, wenn Systems sie ausdrücklich in Textform als verbindlich bestätigt. Plantermine setzen voraus, dass alle fälligen Zahlungen, Informationen und Mitwirkungen vollständig und rechtzeitig vorliegen.

(2) Verzögert sich das Projekt durch fehlende, verspätete, unvollständige oder nachträglich geänderte Mitwirkung des Kunden, verlängern sich Fristen und Termine angemessen. Systems darf Leistungen aussetzen, Kapazitäten neu einplanen und nach vorherigem Hinweis zusätzlichen Aufwand sowie nachweislich gebundene Fremdkosten berechnen.

(3) Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs einer Partei, insbesondere Naturereignisse, Krieg, Terror, Pandemie, Streik, behördliche Maßnahmen, Energie-, Telekommunikations-, Hosting-, Plattform- oder API-Ausfälle sowie erhebliche Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, befreien die betroffene Partei für Dauer und Umfang der Störung von der Leistungspflicht. Sie informiert die andere Partei, soweit möglich, unverzüglich und wirkt an einer angemessenen Lösung mit.

§ 8 Änderungswünsche, Change Requests und Zusatzleistungen

(1) Der vor Entwicklungsbeginn freigegebene Anforderungskatalog und die System- und Leistungsbeschreibung bestimmen den geschuldeten Umfang. Neue Anforderungen, Richtungswechsel, zusätzliche Module, Nutzer, Mandanten, Speicher, Datenbereinigungen, Schnittstellenänderungen oder sonstige Erweiterungen sind Änderungswünsche.

(2) Systems prüft einen Änderungswunsch und informiert den Kunden über erkennbare Auswirkungen auf Aufwand, Vergütung, Termine, Architektur und Produktivstart. Systems darf ein Nachtragsangebot unterbreiten oder die Leistung nach vorheriger Zustimmung des Kunden nach Aufwand abrechnen.

(3) Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, werden Zusatzleistungen mit 130,00 Euro netto je Stunde zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer berechnet. Systems beginnt mit der Zusatzleistung erst nach Freigabe in Textform. Bis zur Entscheidung darf Systems betroffene Arbeiten pausieren; Fristen verlängern sich entsprechend.

Teil 3 – Einrichtung, Test, Abnahme und Produktivstart

§ 9 Einrichtungsleistungen und Projektablauf

(1) Die Einrichtung umfasst nur die im Angebot beschriebenen Leistungen. Sie kann insbesondere Analyse und Prozessaufnahme, Anforderungskatalog, Konfiguration oder Entwicklung, Datenmigration und Schnittstellen, internen Test, Kundentest, Korrekturen, Schulung und Produktivstart umfassen.

(2) Systems beginnt nach Eingang der vollständigen Einrichtungsgebühr und der erforderlichen Startinformationen. Die Parteien können Zwischenstände und Teilfreigaben vereinbaren. Freigegebene Grundlagen bilden die Basis der weiteren Umsetzung; spätere Änderungen gelten als Change Request.

(3) Soweit im Angebot nichts anderes vereinbart ist, sind drei gebündelte Korrekturrunden innerhalb der Einrichtungsphase enthalten. Eine Korrekturrunde umfasst die gesammelt übermittelten Rückmeldungen zu einem bereitgestellten Stand. Die Behebung einer Abweichung vom bereits vereinbarten Leistungsumfang zählt nicht als zusätzliche Korrekturrunde.

§ 10 Test, Mängelrüge und Abnahme

(1) Nach Bereitstellung eines abnahmefähigen Teststands erhält der Kunde grundsätzlich 30 Kalendertage zur Prüfung. Er testet die vereinbarten Funktionen anhand realistischer Testfälle und meldet Abweichungen nachvollziehbar, reproduzierbar und gebündelt, insbesondere mit Beschreibung, betroffener Funktion, Testdaten, Screenshots und Reproduktionsschritten.

(2) Soweit eine Einrichtungsleistung werkvertraglichen Charakter hat, zeigt Systems die Abnahmebereitschaft an. Der Kunde erklärt innerhalb der vereinbarten, ansonsten innerhalb einer angemessenen Frist die Abnahme oder verweigert sie unter Benennung mindestens eines wesentlichen Mangels. Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden.

(3) Setzt Systems nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert der Kunde die Abnahme innerhalb dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt die Leistung nach Maßgabe des § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen. Die Abnahme gilt auch als erfolgt, wenn der Kunde die Software produktiv nutzt, sofern er nicht zuvor wesentliche Mängel in Textform gerügt hat.

(4) Die Parteien können Teil- oder Zwischenabnahmen vereinbaren. Abgenommene Teilleistungen sind für die weitere Umsetzung verbindlich. Unwesentliche Restmängel werden innerhalb angemessener Frist im Rahmen der Nacherfüllung behoben.

§ 11 Produktivstart, Vergütungsbeginn und Beendigung der Einrichtungsphase

(1) Der Produktivstart erfolgt nach Abnahme oder zu dem im Angebot vereinbarten Zeitpunkt. Die monatliche Vergütung beginnt mit dem Produktivstart, spätestens jedoch 30 Kalendertage nach Bereitstellung des abnahmefähigen Teststands, wenn sich der Produktivstart ausschließlich wegen fehlender Mitwirkung, Prüfung oder Freigabe des Kunden verzögert.

(2) Beendet oder unterbricht der Kunde die Einrichtungsphase ohne von Systems zu vertretenden Grund, darf Systems die bis dahin erbrachten Leistungen, angemessen gebundene Kapazitäten, nicht mehr stornierbare Fremdkosten und weitere gesetzlich bestehende Vergütungsansprüche abrechnen. Ersparte Aufwendungen werden angerechnet; eine Vorauszahlung wird verrechnet und ein verbleibendes Guthaben erstattet.

(3) Gesetzliche Rechte des Kunden bei einer von Systems zu vertretenden Pflichtverletzung bleiben unberührt.

Teil 4 – Vergütung, Zahlungsverkehr und Preisanpassung

§ 12 Vergütung, Preisgrundlagen und Auslagen

(1) Art und Höhe der Vergütung ergeben sich aus Angebot und Vertrag. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Kalkulation beruht auf den bei Angebotserstellung vorliegenden Informationen, Mengengerüsten und Annahmen.

(2) Die Einrichtungsgebühr vergütet den ausdrücklich beschriebenen Einrichtungsumfang. Die laufende Vergütung kann insbesondere Systemgrundgebühr, Nutzer, Speicher, Module, Schnittstellen, Mandanten, Supportpakete und volumenabhängige Positionen umfassen. Überschreitungen vereinbarter Nutzungs- oder Volumengrenzen können nach vorherigem Hinweis entsprechend dem Angebot oder der jeweils einbezogenen Preisliste zusätzlich berechnet werden.

(3) Zusätzliche Leistungen werden nach Vereinbarung oder, sofern kein abweichender Satz vereinbart ist, mit 130,00 Euro netto je Stunde abgerechnet. Erforderliche Reise-, Übernachtungs- und sonstige Auslagen werden nur berechnet, wenn sie dem Grunde nach vereinbart oder vom Kunden veranlasst wurden.

§ 13 Zahlungsmodalitäten, SEPA, Verzug und Aufrechnung

(1) Die Einrichtungsgebühr ist vollständig im Voraus fällig. Systems beginnt erst nach Zahlungseingang und vollständiger Startzuleistung. Rechnungen sind, soweit nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Skonto gilt nur, wenn es im Angebot oder auf der Rechnung ausdrücklich ausgewiesen ist.

(2) Laufende Vergütungen werden monatlich im Voraus per SEPA-Lastschrift zu dem vereinbarten Einzugstermin erhoben. Der Kunde erteilt ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat, sorgt für ausreichende Kontodeckung und trägt von ihm zu vertretende Rücklastschriftkosten. Die Vorankündigungsfrist kann im Mandat oder Vertrag abweichend vereinbart werden.

(3) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und Pauschalen. Systems darf nach erfolgloser Mahnung und angemessener Nachfrist weitere Leistungen aussetzen oder den Zugang nach § 21 vorübergehend sperren. Weitergehende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(4) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann er nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausüben. Zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

§ 14 Anpassung laufender Vergütungen

(1) Systems darf laufende Vergütungen erstmals nach zwölf Vertragsmonaten und danach höchstens einmal je zwölf Monate an nachweisbare Veränderungen der für die Leistung maßgeblichen Personal-, Hosting-, Energie-, Infrastruktur-, Sicherheits-, Lizenz- und Fremdleistungskosten anpassen. Kostensteigerungen und Kostensenkungen werden nach denselben Maßstäben berücksichtigt; eine Anpassung darf die tatsächliche Kostenentwicklung nicht überschreiten.

(2) Systems kündigt eine Anpassung mindestens drei Monate vor ihrem Wirksamwerden in Textform an und erläutert die maßgeblichen Kostenfaktoren in nachvollziehbarer Weise. Änderungen aufgrund zusätzlich gebuchter Nutzer, Module, Speicher, Mandanten, Schnittstellen oder Volumina sind Leistungsänderungen und keine Preisanpassung im Sinne dieser Vorschrift.

(3) Übersteigt eine Erhöhung zehn Prozent der unmittelbar zuvor geltenden laufenden Vergütung innerhalb von zwölf Monaten, kann der Kunde den betroffenen Vertrag mit Wirkung zum Inkrafttreten der Erhöhung außerordentlich kündigen. Die Kündigung muss innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Ankündigung in Textform erfolgen.

Teil 5 – SaaS-Nutzung, Betrieb, Support und Daten

§ 15 Bereitstellung, Systemvoraussetzungen und Nutzungsrechte

(1) Systems stellt die Software als browserbasierte Cloud-Lösung ohne Anspruch auf eine lokale App oder lokale Installation bereit. Soweit im Angebot nichts anderes vereinbart ist, erhält jede benannte Kundengesellschaft eine technisch getrennte Instanz. Produktivdaten und Back-ups werden in Deutschland bei Hetzner oder einem im AVV benannten, gleichwertigen Unterauftragsverarbeiter verarbeitet.

(2) Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software für eigene interne Geschäftszwecke der im Angebot bezeichneten Gesellschaft durch die vereinbarte Zahl berechtigter Nutzer zu verwenden. Verbundene Unternehmen, weitere Gesellschaften, externe Dienstleister und sonstige Dritte sind nur nutzungsberechtigt, wenn sie ausdrücklich benannt und vergütet sind.

(3) Der Kunde erfüllt die im Angebot genannten Browser-, Netzwerk-, Endgeräte- und sonstigen Systemvoraussetzungen. Systems schuldet keine Funktionsfähigkeit in veralteten, veränderten oder nicht freigegebenen Umgebungen und keinen Internetzugang des Kunden.

(4) Eine Vervielfältigung, Bearbeitung, Dekompilierung, ein Reverse Engineering, die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen oder die Nutzung zur Entwicklung eines konkurrierenden Produkts ist untersagt, soweit sie nicht zwingend gesetzlich erlaubt ist. Gesetzlich unabdingbare Rechte bleiben unberührt.

§ 16 Rechte an Software, Arbeitsergebnissen und Weiterentwicklungen

(1) Sämtliche Urheber-, Leistungsschutz- und sonstigen Rechte am Softwarekern, Quellcode, Datenmodell, Entwurfsmaterial, Entwicklungs- und Betriebsumgebung, Methoden, Schnittstellenbausteinen, Dokumentationen, Standardmodulen und allgemeinen Weiterentwicklungen verbleiben bei Systems oder den jeweiligen Rechteinhabern. Quellcode und interne technische Dokumentation werden nicht herausgegeben, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart oder zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist.

(2) Vorschläge, fachliche Mitwirkung, Feedback, Tests oder Weisungen des Kunden begründen kein Miturheberrecht und keine Beteiligung an der Software. Systems darf allgemeines Know-how, Methoden, Strukturen und kundenindividuell entwickelte Funktionen für andere Projekte weiterverwenden, sofern keine Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse oder identifizierbaren vertraulichen Inhalte übernommen werden.

(3) Rechte des Kunden an seinen Kundendaten, Marken, Inhalten und sonstigen eingebrachten Materialien bleiben unberührt. Der Kunde räumt Systems die für Vertragserfüllung, Betrieb, Sicherung, Fehleranalyse und vereinbarte Weiterentwicklung erforderlichen Nutzungsrechte für die Vertragsdauer ein.

§ 17 Support, Reaktionszeiten, Wartung und Verfügbarkeit

(1) Standard-Support wird per E-Mail und Telefon innerhalb der Geschäftszeiten angeboten. Art, Umfang, Kontaktwege und gegebenenfalls Reaktionsprioritäten ergeben sich aus Angebot, Vertrag oder SLA. Eine Reaktionszeit bezeichnet die qualifizierte Rückmeldung und Aufnahme der Bearbeitung, nicht die vollständige Lösungszeit.

(2) Support umfasst die Entgegennahme und Bearbeitung reproduzierbarer Störungen der vereinbarten Funktionen. Bedienfragen, Schulungen, Datenkorrekturen, Konfigurationsänderungen, Erweiterungen und Anpassungen an Drittsysteme sind nur enthalten, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

(3) Systems betreibt die Software mit der im Verkehr üblichen fachlichen Sorgfalt. Eine feste prozentuale Verfügbarkeit oder Wiederherstellungszeit wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich im Vertrag oder SLA vereinbart ist.

(4) Angekündigte Wartungsfenster, erforderliche Notfallwartungen, höhere Gewalt, Angriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, Störungen des Internets oder von Hosting-, Plattform- und Schnittstellenanbietern sowie kundenseitige Ursachen gelten nicht als von Systems zu vertretende Ausfallzeit. Planbare Wartungen werden nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt und mit angemessenem Vorlauf angekündigt.

§ 18 Updates, Sicherheitsmaßnahmen und Weiterentwicklung

(1) Sicherheitsupdates, Fehlerkorrekturen und allgemeine Weiterentwicklungen des Softwarekerns sind in der laufenden Vergütung enthalten, soweit im Angebot nichts anderes vereinbart ist. Kundenindividuelle Erweiterungen nach Produktivstart sind nur enthalten, wenn sie ausdrücklich beschrieben sind.

(2) Systems darf Benutzeroberflächen, technische Komponenten, Sicherheitsmechanismen, Schnittstellen und Funktionen aktualisieren oder ersetzen, wenn dies der Sicherheit, Rechtskonformität, Interoperabilität, Leistungsfähigkeit oder Weiterentwicklung dient und die vereinbarten wesentlichen Funktionen nicht unzumutbar beeinträchtigt werden.

(3) Wesentliche nachteilige Änderungen kündigt Systems mit angemessenem Vorlauf an, soweit nicht Sicherheits-, Rechts- oder Drittanbietergründe eine kurzfristige Umsetzung erfordern. Ist eine vereinbarte wesentliche Funktion dauerhaft nicht mehr verfügbar und kann Systems keine zumutbare gleichwertige Lösung anbieten, bleiben die gesetzlichen Rechte des Kunden unberührt.

§ 19 Datensicherung, Sicherheit und Verantwortungsabgrenzung

(1) Systems führt Back-ups nach dem im AVV, den technischen und organisatorischen Maßnahmen oder dem Angebot beschriebenen Sicherungskonzept durch. Sicherungsintervall, Aufbewahrungsdauer, Wiederherstellungstests und etwaige Zielwerte gelten nur, soweit sie dort ausdrücklich festgelegt sind.

(2) Back-ups dienen der Wiederherstellung des Systems nach technischen Störungen. Sie ersetzen keine vom Kunden zu erfüllenden handels-, steuer-, arbeits- oder sonstigen gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten und keinen eigenständigen Datenexport des Kunden, soweit solche Pflichten nicht ausdrücklich Teil der vereinbarten Systemleistung sind.

(3) Der Kunde trifft angemessene organisatorische Vorkehrungen gegen Fehlbedienung und Datenverlust, kontrolliert kritische Eingaben und Exporte und informiert Systems unverzüglich über ungewöhnliche Vorgänge, Sicherheitsvorfälle oder vermutete unberechtigte Zugriffe.

§ 20 Datenexport, Anbieterwechsel, Abrufzeitraum und Löschung

(1) Der Kunde kann während der Vertragslaufzeit und bei Vertragsende die nach dem Angebot und der Systemarchitektur exportierbaren Kundendaten in den vereinbarten, ansonsten in strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten erhalten. Regelmäßig sind dies CSV- oder Excel-Dateien sowie vom Kunden eingestellte Dokumente in ihrem gespeicherten Format. Quellcode, Algorithmen, interne Funktions-, Sicherheits- und Betriebsdaten, geschützte technische Metadaten sowie Rechte Dritter sind nicht Bestandteil des Exports, soweit gesetzlich zulässig.

(2) Soweit die Vorschriften der Verordnung (EU) 2023/2854 über den Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten anwendbar sind, kann der Kunde einen Anbieterwechsel oder die Übertragung auf eine eigene IKT-Infrastruktur mit einer Vorankündigung von höchstens zwei Monaten in Textform einleiten. Mindestlaufzeiten, ordentliche Kündigungsfristen und Vergütungspflichten bleiben im gesetzlich zulässigen Umfang unberührt. Systems leistet die gesetzlich geschuldete angemessene Unterstützung und informiert über bekannte, von Systems ausgehende Risiken für die Kontinuität.

(3) Der verbindliche Übergangszeitraum beträgt, soweit gesetzlich anwendbar und nichts Abweichendes zulässig vereinbart ist, höchstens 30 Kalendertage. Nach seinem Ende besteht ein Abrufzeitraum von 30 Kalendertagen. Während der Übergangs- und Abrufphase schützt Systems die Daten nach den vereinbarten Sicherheitsstandards. Der Kunde ist für rechtzeitige Übernahme, Prüfung und Sicherung des Exports verantwortlich.

(4) Nach Ablauf des Abrufzeitraums löscht Systems die Produktivdaten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder abweichende zulässige Vereinbarung besteht. Sicherungskopien werden im regulären Sicherungszyklus, spätestens innerhalb weiterer 90 Kalendertage, überschrieben oder gelöscht und bis dahin gesperrt aufbewahrt.

(5) Der gesetzlich geschuldete Standardexport ist in der laufenden Vergütung enthalten. Individuelle Datenaufbereitung, Mapping, Konvertierung, Migration, Projektsteuerung und weitergehende Wechselunterstützung werden nur im gesetzlich zulässigen Umfang und nach vorheriger Beauftragung vergütet. Zwingende Vorgaben zur Reduzierung oder Abschaffung von Wechselentgelten bleiben unberührt.

(6) Soweit für eine überwiegend auf die spezifischen Bedürfnisse eines einzelnen Kunden zugeschnittene oder vollständig kundenindividuell entwickelte Lösung gesetzliche Ausnahmen gelten, informiert Systems den Kunden vor Vertragsschluss im gesetzlich erforderlichen Umfang hierüber.

§ 21 Drittanbieter, Schnittstellen und vorübergehende Sperrung

(1) Verfügbarkeit, Bedingungen, Datenqualität und technische Änderungen externer Systeme, APIs und Drittanbieter liegen außerhalb des Einflussbereichs von Systems. Systems haftet hierfür nur, soweit Systems die Ursache zu vertreten hat. Durch Änderungen Dritter erforderliche Anpassungen sind Zusatzleistungen, sofern sie nicht ausdrücklich von der laufenden Vergütung umfasst sind.

(2) Systems darf den Zugang nach vorheriger Ankündigung vorübergehend ganz oder teilweise sperren, wenn der Kunde trotz Mahnung erheblich in Zahlungsverzug ist, die Nutzung rechtswidrig ist, ein konkretes Sicherheitsrisiko besteht, Zugangsdaten kompromittiert sind oder die Stabilität anderer Systeme gefährdet wird. Bei dringenden Sicherheitsgefahren darf die Sperrung sofort erfolgen.

(3) Die Sperrung ist auf das erforderliche Maß und die erforderliche Dauer zu beschränken. Systems informiert den Kunden über Grund und voraussichtliche Dauer, soweit dies rechtlich und sicherheitstechnisch zulässig ist, und hebt die Sperrung nach Beseitigung der Ursache unverzüglich auf.

§ 22 Planungs-, Reporting-, Dokumentenmanagement- und Zeiterfassungsfunktionen

(1) Rentabilitäts-, Liquiditäts-, Dashboard-, Reporting- und Prognosefunktionen stellen Daten, Annahmen und Berechnungen auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen dar. Systems erbringt keine Steuer-, Rechts-, Finanz-, Insolvenz- oder Unternehmensberatung und garantiert keine wirtschaftlichen Ergebnisse. Der Kunde bleibt für Eingabedaten, Annahmen, fachliche Interpretation und unternehmerische Entscheidungen verantwortlich.

(2) Dokumentenmanagementfunktionen ersetzen nicht die kundenseitige Verfahrensdokumentation, Organisation, Prüfung von Aufbewahrungsfristen oder die steuer- und handelsrechtliche Beurteilung. Eine bestimmte GoBD-Konformität, Revisionssicherheit oder rechtliche Archivierungswirkung wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich als Beschaffenheit vereinbart und fachlich geprüft wurde.

(3) Bei Zeiterfassungs- und Personalfunktionen verantwortet der Kunde die arbeits-, tarif-, datenschutz- und mitbestimmungsrechtlich zulässige Konfiguration und Nutzung. Systems schuldet keine Prüfung individueller Arbeitszeitmodelle oder betrieblicher Vereinbarungen.

Teil 6 – Vertraulichkeit, Datenschutz, Referenzen und Personal

§ 23 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien behandeln alle im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit erhaltenen nicht öffentlichen kaufmännischen, technischen, organisatorischen und personenbezogenen Informationen vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Durchführung des Vertrags. Als vertraulich gelten insbesondere Geschäftsgeheimnisse, Prozesse, Quellcode, Sicherheitsinformationen, Zugangsdaten, Kalkulationen und Kundendaten.

(2) Die Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die nachweislich bereits rechtmäßig bekannt waren, ohne Vertragsverletzung allgemein bekannt werden, rechtmäßig von einem Dritten erlangt oder unabhängig entwickelt wurden. Gesetzlich oder behördlich erforderliche Offenlegungen bleiben zulässig; die andere Partei wird, soweit rechtlich erlaubt, vorab informiert.

(3) Die Vertraulichkeitspflicht gilt über das Vertragsende hinaus, für Geschäftsgeheimnisse solange deren Eigenschaft als Geschäftsgeheimnis besteht. Ein gesondertes NDA geht für seinen Regelungsbereich vor.

§ 24 Datenschutz, Auftragsverarbeitung, Testdaten und KI-Werkzeuge

(1) Die Parteien beachten die anwendbaren Datenschutzvorschriften. Soweit Systems personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der erforderlichen Anlagen und technischen und organisatorischen Maßnahmen.

(2) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Erhebung, Übermittlung und Nutzung personenbezogener Daten, die Erfüllung von Informationspflichten, die Verwaltung von Betroffenenrechten und die sachgerechte Vergabe von Berechtigungen verantwortlich, soweit diese Pflichten nicht nach dem AVV Systems zugewiesen sind.

(3) Testumgebungen dürfen nur mit Testdaten betrieben werden, sofern nicht ausdrücklich eine datenschutzkonforme Verarbeitung von Echtdaten vereinbart wurde. Der Kunde stellt keine Produktiv- oder Echtdaten in nicht dafür freigegebene Testsysteme ein.

(4) Systems darf KI-gestützte Werkzeuge für Entwicklung, Recherche, Dokumentation, Qualitätssicherung und interne Unterstützung einsetzen. Produktivdaten, Echtdaten, personenbezogene Daten und vertrauliche Kundendaten werden nicht an KI-Dienste übermittelt, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart, datenschutzrechtlich zulässig und im AVV abgebildet ist.

§ 25 Referenznutzung

(1) Nach öffentlichem Produktivstart darf Systems den Namen und das Logo des Kunden, eine allgemeine Beschreibung des Systems und nicht vertrauliche Angaben zum Projekt als Referenz verwenden, insbesondere auf Websites, in Präsentationen, Pitches, sozialen Medien und Case Studies, sofern keine vorrangige Verschwiegenheitsvereinbarung entgegensteht.

(2) Der Kunde kann der künftigen Referenznutzung aus berechtigtem Grund in Textform widersprechen. Systems beendet die künftige Nutzung und entfernt bereits veröffentlichte digitale Referenzen innerhalb angemessener Frist, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist.

§ 26 Abwerbeverbot

(1) Der Kunde wird während der Vertragslaufzeit und für zwölf Monate danach keine bei der Vertragsdurchführung eingesetzten Beschäftigten, freien Mitarbeitenden oder Subunternehmer von Systems gezielt abwerben oder ohne Zustimmung von Systems unmittelbar für gleichartige Leistungen beauftragen. Allgemeine, nicht gezielt an diese Personen gerichtete Stellenausschreibungen bleiben unberührt.

(2) Für jeden schuldhaften Verstoß kann Systems eine nach billigem Ermessen festzusetzende angemessene Vertragsstrafe verlangen, deren Höhe im Streitfall gerichtlich überprüfbar ist. Weitergehender Schadensersatz bleibt unter Anrechnung der Vertragsstrafe vorbehalten.

Teil 7 – Mängel, Haftung und Freistellung

§ 27 Mängel, Nacherfüllung und Verjährung

(1) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich nach Entdeckung in nachvollziehbarer und reproduzierbarer Form und stellt die zur Analyse erforderlichen Informationen, Protokolle, Screenshots, Testdaten und Reproduktionsschritte bereit. Gesetzliche Untersuchungs- und Rügepflichten, insbesondere § 377 HGB, bleiben unberührt, soweit sie anwendbar sind.

(2) Bei Einrichtungsleistungen leistet Systems nach eigener Wahl durch Mängelbeseitigung oder erneute Leistung innerhalb angemessener Frist nach. Der Kunde gewährt die erforderliche Zeit, Mitwirkung und Zugriffsmöglichkeit. Wegen unerheblicher Abweichungen oder unerheblicher Beeinträchtigungen bestehen keine weitergehenden Rechte.

(3) Bei der laufenden Softwareüberlassung beseitigt Systems reproduzierbare, von Systems zu vertretende Störungen innerhalb angemessener Frist. Der Kunde muss Systems eine angemessene Anzahl von Nacherfüllungsversuchen ermöglichen, soweit dies zumutbar ist. Gesetzliche Minderungs-, Kündigungs- und Schadensersatzrechte bleiben nach Maßgabe dieser AGB unberührt.

(4) Kein Mangel liegt insbesondere vor, wenn eine Störung auf nicht freigegebenen Systemumgebungen, unzulässigen Eingriffen, fehlerhaften Kundendaten, fehlender Mitwirkung, unsachgemäßer Bedienung oder Änderungen externer Systeme beruht und Systems dies nicht zu vertreten hat. Änderungen durch den Kunden oder Dritte können Mängelrechte entfallen lassen, soweit sie für den Mangel ursächlich sind.

(5) Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche aus abgenommenen Einrichtungsleistungen beträgt zwölf Monate ab Abnahme, soweit gesetzlich zulässig. Dies gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Arglist, übernommenen Garantien, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit oder sonstiger zwingender gesetzlicher Haftung.

§ 28 Haftung

(1) Systems haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Arglist, bei ausdrücklich übernommenen Garantien sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und anderen zwingenden gesetzlichen Vorschriften.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung nach Absatz 2 je Schadensfall auf die Nettovergütung begrenzt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor Eintritt des Schadens für den betroffenen Vertrag gezahlt hat oder bei kürzerer Vertragsdauer für die ersten zwölf Monate zu zahlen hat; insgesamt ist sie je Vertragsjahr auf das Doppelte dieses Betrags begrenzt. Diese Haftungsgrenzen gelten nicht in den Fällen des Absatzes 1.

(4) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden besteht nur, soweit solche Schäden bei vertragsgemäßer Nutzung typischerweise vorhersehbar waren oder zwingendes Recht entgegensteht.

(5) Bei Datenverlust ist die Haftung auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer, dem Risiko angemessener Datensicherung angefallen wäre, soweit gesetzlich zulässig. Für Ausfälle, Sperrungen oder Änderungen bei Drittanbietern haftet Systems nur nach Maßgabe der vorstehenden Absätze.

(6) Die Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten, freien Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von Systems.

§ 29 Freistellung

(1) Der Kunde stellt Systems von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen Kundendaten, Inhalten, Weisungen oder einer vertragswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden beruhen, insbesondere wegen Verletzungen von Urheber-, Marken-, Persönlichkeits-, Wettbewerbs-, Datenschutz- oder Geschäftsgeheimnisrechten, soweit der Kunde die Verletzung zu vertreten hat.

(2) Der Kunde informiert Systems unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche, stellt erforderliche Informationen und Unterlagen bereit und unterstützt die Rechtsverteidigung in angemessenem Umfang. Systems stimmt wesentliche Verteidigungs- und Vergleichsmaßnahmen mit dem Kunden ab, soweit dessen berechtigte Interessen betroffen sind. Angemessene erforderliche Verteidigungskosten trägt der Kunde im Umfang der Freistellung.

Teil 8 – Laufzeit und Schlussbestimmungen

§ 30 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Die Mindestvertragslaufzeit der laufenden Softwareüberlassung beträgt 36 Monate ab Beginn der monatlichen Vergütung. Der Vertrag verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform gekündigt wird. Abweichende individuelle Vereinbarungen gehen vor.

(2) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Vor einer Kündigung wegen einer behebbaren Pflichtverletzung ist grundsätzlich eine angemessene Abhilfefrist zu setzen. Ein wichtiger Grund für Systems kann insbesondere bei erheblichem, trotz Mahnung fortbestehendem Zahlungsverzug, rechtswidriger Nutzung, schwerwiegenden Sicherheitsverstößen oder wiederholter wesentlicher Pflichtverletzung vorliegen.

(3) Eine Beendigung der Einrichtungsphase lässt bereits entstandene Vergütungsansprüche unberührt. Die Mindestlaufzeit der SaaS-Nutzung beginnt ausschließlich nach Maßgabe des § 11 Abs. 1. Beendet der Kunde die Einrichtungsphase zuvor ohne von Systems zu vertretenden Grund, gilt § 11 Abs. 2. Bei Vertragsende gelten die Export-, Wechsel-, Abruf- und Löschregeln des § 20.

§ 31 Änderungen, Textform und Abtretung

(1) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen mindestens der Textform, sofern nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Individuelle Abreden haben unabhängig davon Vorrang. Betriebliche Übung oder Schweigen begründen keine Vertragsänderung.

(2) Der Kunde darf Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis nur mit vorheriger Zustimmung von Systems in Textform an Dritte abtreten, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht. § 354a HGB bleibt unberührt. Systems darf den Vertrag mit angemessener Vorankündigung auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger übertragen, sofern dem Kunden dies zumutbar ist und seine Rechte nicht wesentlich beeinträchtigt werden.

§ 32 Erfüllungsort, Gerichtsstand und Rechtswahl

(1) Erfüllungsort ist, soweit nichts anderes vereinbart ist, der Sitz von Systems in Ratekau.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Lübeck, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. Systems bleibt berechtigt, am gesetzlichen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen, soweit deren Ausschluss zulässig ist.

§ 33 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrags oder dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften. Eine Umkehr der Beweislast ist damit nicht verbunden.